Регламентация процесса
Регламент бизнес-процесса - это внутренний документ организации, подробно описывающий последовательность выполнения всех бизнес-операций, их хронологию и очередность, результаты отдельных блоков и особенности взаимодействия исполнителей операций.
Особенности регламентов
Наличие подобного документа позволяет решать ряд важных задач:
гарантировать рациональные затраты в рамках использования бюджета организации;
свести к минимуму возможные неточности или ошибки во внутренних процессах компании;
обеспечить максимальную прозрачность управления благодаря исключению дублирования функций и четкому прописыванию обязанностей каждого сотрудника;
контролировать выполнение задач сотрудниками;
проводить аналитику для отслеживания возникающих проблем и формировать базу для их устранения;
проводить внутренний аудит.
Если процессы не регламентированы, то все принципы работы зависят только от того, как их принимают и воспринимают работники. Это лишает четкого понимания сложившихся правил и возможности быть в курсе действий сотрудников. Возрастает значимость человеческого фактора. Кроме того, очень сложно внести изменения в то, что никоим образом не зафиксировано. Как найти недостатки в том, чего нет? Если внести изменения “по наитию”, то это не даст объективной оценки предпринятых действий и понимания, к каким результатам они привели.
Принципы регламентации процессов
Существует несколько важных принципов регламентации процессов, среди которых:
регламент должен быть логичным, четким, емким и как можно более коротким и понятным. Чем суше и структурированнее будет ваш регламент, тем быстрее он будет принят и согласован;
регламент не должен быть перегруженным, тем самым усложняя работы организации;
детализация должна зависеть от уровня компетенций и квалификации персонала.
адаптирование регламентов под критерии внешнего мониторинга
По результатам анализа видеопотока и выявления наиболее критических и уязвимых процессов, происходит корректировка регламентов для устранения уязвимостей и повышения контролируемости бизнес процессов.
Пример регламентации одого из простых (на первый взгляд) процессов.
При правильном контроле за исполнением такого простого регламента, получите результат, который Вас сильно удивит!