Регламентирование процесса

Регламент бизнес-процесса - это внутренний документ организации, подробно описывающий последовательность выполнения всех бизнес-операций, их хронологию и очередность, результаты отдельных блоков и особенности взаимодействия исполнителей операций.

Особенности регламентов

Наличие подобного документа позволяет решать ряд важных задач:

  • гарантировать рациональные затраты в рамках использования бюджета организации;

  • свести к минимуму возможные неточности или ошибки во внутренних процессах компании;

  • обеспечить максимальную прозрачность управления благодаря исключению дублирования функций и четкому прописыванию обязанностей каждого сотрудника;

  • контролировать выполнение задач сотрудниками;

  • проводить аналитику для отслеживания возникающих проблем и формировать базу для их устранения;

  • проводить внутренний аудит.

Если процессы не регламентированы, то все принципы работы зависят только от того, как их принимают и воспринимают работники. Это лишает четкого понимания сложившихся правил и возможности быть в курсе действий сотрудников. Возрастает значимость человеческого фактора. Кроме того, очень сложно внести изменения в то, что никоим образом не зафиксировано. Как найти недостатки в том, чего нет? Если внести изменения “по наитию”, то это не даст объективной оценки предпринятых действий и понимания, к каким результатам они привели.

Принципы регламентации процессов

Существует несколько важных принципов регламентации процессов, среди которых:

  • регламент должен быть логичным, четким, емким и как можно более коротким и понятным. Чем суше и структурированнее будет ваш регламент, тем быстрее он будет принят и согласован;

  • регламент не должен быть перегруженным, тем самым усложняя работы организации;

  • детализация должна зависеть от уровня компетенций и квалификации персонала.

адаптирование регламентов под критерии внешнего мониторинга

По результатам анализа видеопотока и выявления наиболее критических и уязвимых процессов, происходит корректировка регламентов для устранения уязвимостей и повышения контролируемости бизнес процессов.

Пример регламентирования одого из простых (на первый взгляд) процессов.

При правильном контроле за исполнением такого простого регламента, получите результат, который Вас сильно удивит!